Association Statute
Chapter I
General Provisions
§ 1
1. The club is called “Binowo Park Golf Club” and is referred to as the Club further in the text.
2. The Club operates based on the Act of January 18, 1996, on Physical Culture (Journal of Laws No. 25, item 113, as amended) and this statute.
§ 2
The Club has the right to use its badge—a distinctive graphic symbol and seal following applicable regulations.
§ 3
The area of the Club’s operation is the West Pomeranian Voivodeship, and its seat is Stare Czarnowo. If the seat is changed, the Club’s name will be changed in the prescribed manner by changing the place name “Binowo” to the name of the new seat.
§ 4
The Club’s activities are primarily based on social activities. Performing functions in the authorities may be paid, which does not exclude the reimbursement of costs incurred by the authorities’ members in connection with the performance of specific tasks.
§ 5
The Club may join associations of clubs, hereinafter referred to as sports associations.
Chapter II
Goals of the Club and ways to achieve them
§ 6
The Club’s goal is:
1. Organization and popularization of golf;
2. Developing and protecting the principles of golf;
3. Promoting and supporting competitive golf;
4. Organizing sports and recreational events;
5. Participation in sports competition in golf;
6. Participation in national and international sports organizations related to golf;
7. Training and improving players, coaches, and golf instructors.
§ 7
The method of achieving the statutory goals will be to undertake all available, lawful activities, in particular:
1. Selection of Club members who meet all the criteria adopted for a high level of culture, ethics, and dignity;
2. Conducting training, educational, and promotional activities in golf;
3. Conducting informational activities;
4. Organizing sports and recreational events and participating in them;
5. Conducting business activities for statutory purposes and raising funds from other sources;
6. Cooperation with other sports associations, domestic, foreign, and international sports associations, participation in sports qualifications, and membership in the Polish Golf Association.
Chapter III
Club Members, their rights, and obligations
§ 8
1. Membership is based on:
a) Acquisition by natural and legal persons of membership in the Binowo Park Golf Club;
b) Club membership is implemented on civil law principles and involves acquiring the right to use club services for golf and other forms of active recreation provided by the Club for members under the conditions specified in these principles. Club services also include participation in sports competitions as a competitor and on social terms.
2. Club members are divided into:
a) Ordinary members;
b) Honorary members;
c) Company members;
d) Juniors;
e) Passive members;
f) Temporary members.
3. Club members may be Polish citizens or foreigners residing in the territory of the Republic of Poland and those not residing in the territory of the Republic of Poland.
4. Each person applying for membership submits a written application to the President of the Board. Admission to membership is based on a resolution of the Board.
5. Before admitting a candidate to membership, the accepting body checks whether the candidate meets the criteria and requirements set out in the Club’s statute.
6. Admission to the Club is considered done when the initial and annual club fees set by the Board each year are paid, and the accepting body approves the candidate’s membership.
7. Admission to Club membership does not prevent membership in other national or foreign golf clubs.
§ 9
Rights and Obligations of Members:
1. Club members have the right to:
a) Active and passive voting rights in Club authorities;
b) Participation in the General Meeting of Members with the right to vote;
c) Participation in events organized by the Club under resolutions adopted by the Board;
d) Submitting applications to the Club authorities;
e) Protection of their rights by the Club.
2. Club members are obliged to:
a) Comply with the provisions of the statute and resolutions of the Club authorities;
b) Promote golf;
c) Refrain from any activity that could damage the good name of the Club or its goals;
d) Actively participate in achieving the Club’s goals;
e) Actively participate in the Club’s work, protect and respect the Club’s equipment and facilities, and combat wasteful practices;
f) Participate—according to their capabilities—in sports events organized by the Club;
g) Pay the initial and annual club fees in the amount set by the Board.
3. The Board sets the amount of the initial and annual club fees:
a) The initial club fee is paid by the candidate in the manner specified in a resolution of the Board;
b) The annual club fee will be paid no later than January 31 of each year. The Club’s Board will indicate how and where to pay the fee;
c) Non-payment of the annual club fee by March 30 results in membership termination.
§ 10
Ordinary Member
An ordinary member of the Club may be any person who has reached the age of 18 if:
a) Submitted a written declaration to the Board to be admitted to Club membership;
b) Paid the initial and annual club fees;
c) Was admitted by resolution by the Board.
§ 11
Honorary Member
1. Honorary membership is awarded by the Board based on a resolution for individuals particularly deserving of the Club;
2. An honorary member may also be a foreigner residing in the territory of the Republic of Poland and those not residing in the territory of the Republic of Poland;
3. An honorary member has the rights of a Club member, except for the right to vote and be elected and the right to vote at the General Meeting of Members;
4. Honorary membership is a lifetime personal right and is not inheritable;
5. An honorary member is obliged to comply with the rules set out in § 9 point 2 of this statute;
6. An honorary member is exempt from paying the initial and annual club fees.
§ 12
Supporting Member
1. A company member becomes a legal entity that meets the following conditions:
a) Submits a written declaration to the Board to be admitted to Club membership;
b) Pays the initial and annual club fees;
c) Is admitted by resolution by the Board.
2. A company member, for the duration of their membership in the Club, appoints their representative with the right to participate in the General Meeting of Members and to speak, but without voting rights (advisory vote). A company member does not have active and passive voting rights.
3. The obligations of a company member are equivalent to the obligations of an ordinary member regulated in § 9 point 2.
§ 13
Junior Member
1. A junior member is a person under 18.
2. For a junior member up to the age of 18, the initial and annual fees are paid by a person with the rights and obligations of a guardian. The detailed rules for using the member’s rights will be determined by the Club’s Board by resolutions adopted for each season separately.
2. The next annual club fee will be paid no later than December 30 of each year.
4. A junior member, during their membership in the Club, has the right to:
a) Use the title “Junior Club Member”
b) Enjoy all the rights of a member without voting rights at the General Meeting of Members and without active and passive voting rights.
§ 14
Passive Member
1. A passive member is a person who cannot use the Club’s services in a given year.
2. A passive member can become one by submitting a relevant application to the Club’s Board by December 31.
3. A passive member is entitled only to passive voting rights and is exempt from performing the duties listed in § 9 point 2.
§ 15
Temporary Member
1. A temporary member is a person who:
a) Submits a written declaration to be admitted to temporary Club membership;
b) Pays the initial and annual club fees;
c) Is admitted by resolution by the Board;
d) Membership in the Club will only last for one year.
2. A temporary member has all the rights without voting rights and without active and passive voting rights.
§ 16
1. Club membership ceases in the event of:
a) Voluntary resignation submitted to the Board in writing;
b) Expulsion from the Club by a final judgment of the Disciplinary Court;
c) Failure to pay the club fee by the end of March each year;
d) Loss of legal personality by a legal entity;
e) Total loss of legal capacity;
f) Dissolution or liquidation of the Club;
g) Death of a member.
2. Each member may resign from the Club without giving a reason at the end of each calendar year. The resignation should be submitted by October 31 of the current year for the following year. The date of submission of the resignation is determined by the postmark date.
3. After resigning or expulsion from the Club, they lose all rights related to membership and cannot transfer them to others. They are obliged to pay all applicable fees at that time. Fees already paid to the Club are non-refundable after membership ceases.
4. An appeal against the Club Board’s decision declaring Club membership cessation may be submitted to the General Meeting of Members. The appeal should be submitted in writing within 30 days from the date of delivery of the Club Board’s decision and through the Club. In this case, the General Meeting of Members makes the final decision.
5. The decision of the Club Board to expel a member is subject to appeal to the General Meeting of Members.
Chapter IV
Club Authorities
§ 17
1. Specific rules for the use of member rights will be established by the Club Board through resolutions adopted for each season separately.
2. The authorities of the Club are:
a) General Meeting of Members;
b) Management Board;
c) Audit Committee;
d) Court of Peers.
3. The term of office of the Board, Audit Committee and Peer Court is 4 years, and their election takes place in an open or secret ballot. The method of voting is decided by the General Meeting of Members by a simple majority of votes.
§ 18
General Meeting of Members
1. The General Meeting of Members is the highest Club authority.
- The General Meeting of Members is convened by the Management Board at least once a year, by June 30 of each year. Additionally, it is called as necessary: at the initiative of the Management Board, at the request of the Audit Committee, or at the request of 1/3 of the total number of Club members, within one month of submitting the request.
3. The competencies of the General Meeting of Members include:
a) Ustalenie programu działania Klubu;
b) Wybór i odwołanie Zarządu, Komisji Rewizyjnej, Sadu Koleżeńskiego oraz poszczególnych członków tych władz;
c) Rozpatrywanie i zatwierdzanie sprawozdań Zarządu i Komisji Rewizyjnej;
d) Udzielanie absolutorium Zarządowi Klubu;
e) Podejmowanie uchwał w sprawach wniesionych przez Zarząd, Komisję Rewizyjną i członków Klubu;
f) Rozpoznawanie odwołań od decyzji Sadu Koleżeńskiego.
4. W Walnym Zebraniu Członków biorą udział członkowie stosownie do ich uprawnień wynikających z przepisów o prawach i obowiązkach w poszczególnych typach członków. Na zaproszenie Zarządu mogą brać udział w Walnym Zebraniu Członków inne osoby z głosem doradczym.
5. Walne Zebranie Członków jest prawomocne o ile jego członkowie – uprawnieni do głosowania – zostali zawiadomieni listami poleconymi, telefaxami lub pocztą elektroniczną, wysłaną na 14 dni przed terminem, ze wskazaniem porządku obrad.
6. Uchwały Walnego Zebrania Członków zapadają zwykła większością oddanych głosów przy obecności przynajmniej 50 % + 1 członków Klubu uprawnionych do głosowania z wyjątkiem spraw dotyczący zmian statutu, wyboru i odwołania Zarządu, Komisji Rewizyjne, Sadu Koleżeńskiego oraz poszczególnych członków tych władz, a także rozwiązania Klubu- w tych przypadkach wymagana jest większość ¾ głosów.
- W przypadku braku wymaganego quorum obecności, o którym mowa w pkt. 6, Walne Zebranie Członków zwoływane jest w drugim terminie, tj. 30 min. po jego pierwszym terminie. Walne Zebranie Członków zwoływane w drugim terminie podejmuje uchwały bez względu na liczbę obecnych uprawnionych do głosowania członków Klubu
8. Członkowie zwyczajni mogą brać udział w Walnym Zebraniu Członków poprzez ustanowionych przez siebie pełnomocników. Pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Pełnomocnikiem nie może być inny członek Klubu.
9. Sposób, zasady prowadzenia i dokumentowania posiedzeń Walnego Zebrania Członków określa jego regulamin.
§ 19
Zarząd
1. Zarząd składa się z trzech do ośmiu członków powoływanych i odwoływanych przez Walne Zebranie Członków.
2. Zarząd wybiera ze swego grona Prezesa Zarządu oraz ustala funkcje pozostałych Członków Zarządu.
3. Do reprezentacji Klubu, do składania w jego imieniu oświadczeń, podpisywania i podejmowania zobowiązań majątkowych wystarczy działanie jednoosobowe Prezesa Zarządu lub współdziałanie dwóch innych Członków Zarządu.
4. Do kompetencji Zarządu Klubu należy:
a) Bieżące kierowanie pracami Klubu;
b) Realizacja uchwałą Walnego Zebrania Członków oraz wniosków i zaleceń Komisji Rewizyjnej;
c) Opracowywanie programów działalności Klubu;
d) Ustalenie określonych planów działalności oraz preliminarzy budżetowych;
e) Zarządzenie majątkiem oraz funduszami Klubu;
f) Podejmowanie decyzji w sprawie przystąpienia Klubu do związków stowarzyszeń kultury fizycznej;
g) Podejmowanie decyzji w sprawach przyjęcia członka oraz ustania członkostwa Klubu;
h) Nadawanie godności członka honorowego;
i) Wyróżnianie członków Klubu;
j) Powoływanie komisji problemowych oraz ustalanie dla nich zasad działania;
k) Zatwierdzenie regulaminów dotyczących działalności Klubu;
l) Ocena działalności członków Klubu.
5. Uchwały Zarządu zapadają zwykłą większością głosów, przy obecności przynajmniej 50 % członków Zarządu. Przy równości głosów decyduje głos Prezesa Zarządu lub członka Zarządu w przypadku gdy przewodniczy on posiedzeniu Zarządu.
6. W przypadku zmniejszenia się liczby Członków Zarządu poniżej trzech osób, Walne Zgromadzenie przeprowadza wybory uzupełniające.
7. Zarząd sporządza projekt regulaminu swojego działania, który przedstawia do uchwalenia Walnemu Zebraniu Członków.
§ 20
Audit Committee
1. The Audit Committee is the control authority of the Club, competent to control all Club activities.
2. W skład Komisji Rewizyjnej nie mogą wchodzić członkowie Zarządu.
3. Komisja Rewizyjna wybiera ze swojego grona Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego oraz Sekretarza.
4. W przypadku zmniejszenia się liczby członków Komisji Rewizyjnej poniżej trzech, Walne Zebranie Członków przeprowadza wybory uzupełniające.
5. Uchwały Komisji Rewizyjnej zapadają zwykłą większością głosów, przy obecności 50 % członków Komisji. Uchwały dotyczące przyjęcia sprawozdania Komisji oraz w sprawie wniosków o udzielenie Zarządowi absolutorium wymagają jednomyślności przy 100 % obecności członków Komisji Rewizyjnej.
6. Członkowie Komisji Rewizyjnej mogą brać udział w posiedzeniach Zarządu z głosem doradczym.
7. Do kompetencji Komisji Rewizyjnej należy:
a) Przeprowadzenie co najmniej raz do roku kontroli całokształtu działalności Klubu;
b) Występowanie do Zarządu z wnioskami i zaleceniami pokontrolnymi;
c) Składanie sprawozdań Walnemu Zebraniu Członków oraz zgłaszanie wniosków w sprawie absolutorium dla Zarządu.
§ 21
Disciplinary Court
1. The Disciplinary Court is the Club’s judicial authority, competent to hear disciplinary matters of Club members.
2. Sąd Koleżeński składa się z pięciu arbitrów wybranych przez Walne Zgromadzenie.
3. Sąd Koleżeński orzeka w składach trzy osobowych za naruszenie praw bądź nie wykonanie obowiązków ciążących na członkach Klubu. Sad Koleżeński może ukarać członka Klubu upomnieniem ustnym i pisemnym, nałożyć karę pieniężną do równowartości 1000 USD, zwiesić w prawach członka od 3 miesięcy do 2 lat, wykluczyć z Klubu. Orzeczenia Sądu Koleżeńskiego zapadają zwykłą większością głosów.
4. W przypadku orzeczenia kary zawieszenia w prawach członka ukarany tą karą nie dysponuje żadnymi prawami i nie wykonuje wobec Klubu żadnych praw.
5. Sposób prowadzenia postępowania przed Sadem Koleżeńskim oraz wykonanie orzeczeń tego Sądu ustali regulamin opracowany przez Zarząd i uchwalony przez Walne Zebranie Członków.
6. Od decyzji Sądu Koleżeńskiego przysługuje odwołanie do Walnego Zebrania Członków, które strona w postępowaniu wnosi na piśmie nie później niż w 30 dni od rozstrzygnięcia.
7. Koszt rozprawy ponosi zaliczkowo Klub a ostatecznie ponosi strona przegrywająca, chyba że Sąd Koleżeński podejmie inną decyzję o ich rozłożeniu.
8. W przypadku zmniejszenia się liczby arbitrów Sądu Koleżeńskiego poniżej pięciu Walne Zebranie Członków przeprowadza wybory uzupełniające.
Rozdział V
Działalność gospodarcza
§ 22
Klub może prowadzić działalność gospodarczą wspomagająca osiąganie celów statutowych. Wszystkie dochody z prowadzonej działalności gospodarczej będą przeznaczone na cele statutowe Klubu.
Rozdział VI
Majątek Klubu
§ 23
1. Majątek Klubu stanowią nieruchomości, ruchomości i fundusze pomniejszone o wierzytelności.
2. Majątek Klubu powstaje i składa się z:
a) Opłat klubowych początkowych i rocznych;
b) Dotacji, darowizn, zapisów i subwencji;
c) Dochodów z majątku Klubu;
d) Wpływów z działalności gospodarczej.
Rozdział VII
Zmiana Statutu i rozwiązanie Klubu
§ 24
1. Zmiana Statutu lub rozwiązanie Klubu może nastąpić na podstawie uchwał Walnego Zebrania Członków zwołanego przynajmniej na 14 dni z podaniem porządku obrad, powziętej większością ¾ oddanych głosów przy obecności co najmniej 50 % +1, liczby członków uprawnionych do głosowania.
2. W przypadku braku wymaganego quorum obecności, o którym mowa w ust. 1 Walne Zebranie Członków zwoływane jest w drugim terminie, tj. 30 minut po jego pierwszym terminie. Walne Zebranie Członków zwoływane w drugim terminie podejmuje uchwały bez względu na liczbę obecnych, uprawnionych do głosowania członków.
3. W przypadku rozwiązania Klubu ostatni Zarząd Klubu jest zobowiązany do podjęcia wszystkich wymaganych kroków prawnych.
§ 25
W przypadku rozwiązania Klubu uchwałą Walnego Zebrania Członków określa tryb likwidacji i przeznaczenie majątku pozostałego po Klubie.